设施设备档案管理制度
1目的
对设施设备技术资料进行控制，确保设施设备的可追溯性。
2适用范围
适用于公司管辖物业内设施设备技术资料的管理和控制。
3职责
3.1工程技术部办公室负责对技术资料建档并进行管理和控制。
3..2工程技术部文员负责技术资料的收集、登记、存档、保管、使用、分发、借用、作废等具体工作。
3..3各管理处负责本管理处所辖物业设施设备的资料管理。
4操作步骤
4.1技术资料的收集
4.1.1新购设备技术资料的收集
4.1.1.1新购设备进行开箱验收时，工程技术部文员负责收集设备随带的技术资料。
4.1.1.2设备技术资料的原件应交工程技术部办公室归档保存。如使用部门需要技术资料，工程技术部档案员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。
4.1.1.3复印份数及分发情况必须如实记录。
4.1.2新管理小区技术资料的收集
公司新接管小区的技术资料由接管验收小组负责与开发商进行交接。接管验收完毕后，接管验收小组负责将技术资料(包括各种图纸、设备资料等)交工程技术部归档保管。小区可保留备份件或复印件。
4.1.3其他技术资料的收集
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4.1.3.1工程技术部文员平时应注意收集国家、地方或有关部门发布的与设备有关的各种法律、法规、标准、规范。
4.1.3.2工程技术部文员平时应注意收集有关设备及设备厂家的最新技术资
料。
4.2技术资料的存档
4.2.1技术资料归档保存前须经工程技术部经理审批。
4.2.2工程技术部文员负责对技术资料进行编号。
4.2.3工程技术部文员应建立“技术资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
4.3技术资料的使用
4.3.1技术资料如有分发需要，应由工程技术部经理确定分发范围，核定分发数额。由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“技术资料发放表”。
4.3.2公司员工需要查阅相关的设备技术资料，必须出示部门负责人的批条，并经工程技术部经理同意。
4.4技术资料的作废
4.4.1符合作废条件的技术资料应予以处理
以下情况技术资料要进行作废处理:
a) 该技术资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止;
b) 已被淘汰的设备的技术资料;
c) 因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的技术资料。
4.4.2技术资料作废须由文员上报工程技术部经理批准。
4.4.3已经发放的技术资料由工程技术部办公室按“技术资料发放表”限期三
日收回。
4.4.4所有作废的技术资料必须加盖“作废”章，同时填写“作废技术资料处理记录表”，并由工程技术部经理批准后定期统一销毁。
4.4.5因任何目的需要保留的作废文件，须经工程技术部经理批准后，加盖“保留”章后方可保留。
5 记录
技术资料发放表
技术资料登记表
作废技术资料处理记录表
篇2：物业设备档案编号制度
1.设备主管、设备管理员负责对本管理部各设备系统的相关资料收集。
1.1项目各设备系统的竣工图。
1.2设备系统单项竣工验收鉴定证书。
1.3设备出厂随机资料
1.3.1产品说明书。
1.3.2产品合格证书。
1.3.3产品质量保证书。
1.3.4安装图。
1.3.5原理图。
1.4设备专业测试、检验报告。
1.5设备委外保养、修理合同。
2.设备主管、设备管理员负责建立本管理部的设备登记卡、设备台帐、设备卡及设备编号的工作。
2.1设备类别：
2.1.1电气设备：变压器、高压配电柜(箱)、低压配电柜(箱)、计量柜(箱)、控制柜(箱)、双电源切换柜(箱)等。
2.1.2给排水设备：生活水泵、稳压泵、循环泵、排污泵、气压罐、热水炉、水过滤器、主要阀门等。
2.1.3消防设备：消防泵、喷淋泵、增压泵、稳压泵、湿式报警阀、正压风机、排烟机、火灾报警柜(箱)、消防联动控制柜(箱)、消防监控设备、主要阀门等。
2.1.4空调设备：中央空调机、空调机、新风机组、循环泵、风机盘管、去湿机、主要阀门等。
2.1.5电梯设备：客梯、消防梯、自动扶梯、货梯。
2.1.6弱电设备：保安监控设备、车库管理、门禁设备、周界报警、可视对讲、背景音响等。
3.设备编号说明：xx—xx—xxx
设备代号001—999
管理部代码
设备分类代号
3.1设备分类代号：
dq—电气设备 dt—电梯设备
gp—给排水设备 rd—弱电设备
xf—消防设备 g—其他设备
kt—空调设备
3.2管理部代码：
gc—广场 ym—优诗美地js—金色家园
xj—西郊 hz—华尔兹 sj—四季花园
cy—城市花园 cs—春申 jf—金丰园
3.3设备编号登记时，应做到设备帐、卡、物编号一致。
4.设备档案材料应分项、分类装订，编制引索目录，存放在档案盒内，放在管理部办公室
保存，有专人保管，并做好防霉、防蛀措施。
5.设备工作人员查阅设备档案，应做好登记手续。
6.设备维修处经常使用的设备档案，应采用复印件。
7.发生设备变更及管线走向变化，设备主管、设备管理员应及时在设备登记卡、设备台帐、设备卡、竣工图上进行修改。
篇3：路桥工程学院团学会档案管理制度
路桥工程学院团学会档案管理制度
1、团学会档案由团学会负责老师专人负责管理。
2、团学会档案工作需要各部门的大力协作。工作或活动结束，负责人应整理文字材料，认真总结，将有关活动详细材料交由负责老师存档。有关材料应包括活动计划，经费预算，活动实施计划、结果、活动总结、经费使用详细情况等。
3、团学会档案的分类及内容
档案按团学会委员档案和团学会工作档案分类、编号归档，作到学院统化、科学化。
a类：团学会成员档案管理：把各届团学会成员的档案设宗，主要含以下材料：
①团学会干部个人登记表。
②团学会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定。
③与团学会干部本人有关的各类文字材料。
④各类材料均一式两份。
b类：团学会工作文件档案，主要有以下几种：
①上级有关部门的文件、材料，包括各社团组织的有关文件，团代会、学代会的有关资料等。
②团学会各部门的有关文件材料(按材料编号设卷宗)主要含：
a、各部门在各学期的工作计划及总结。
b、各门部举办的活动详细计划、经费预算、活动总结、最终经费使用情况等。
c、团学会的物品登记册、请示报告、会议记录文字材料的底稿和样本。
d、与兄弟学院部、院校相互交流的各种资料。
4、每学期要对以上档案分别保管、编目、装订，做到不失不漏，有据可查;
5、查阅档案须经负责老师同意，查阅前登记，查阅后必须及时归还;
6、团学会全体成员有责任提供完整、详实的档案材料，并维护档案的完整性和严肃性。
篇4：职业技术学校教育科研档案管理制度
职业技术学校教育科研档案管理制度
为了进一步提高教育科研档案管理水平，发挥科研档案在教科研工作中的作用，实现教育科研档案管理的系统化、规范化、科学化，特制定本制度。
一.由教科室负责学校所有省市级课题资料的收集归档工作。
二.由各系(部)教学秘书负责收集校级课题的资料收集归档工作，结题后将完整资料统一交学校教科室留存。
三.由各系(部)教学秘书每学期结束前收集登记一次教师的论文发表、教材编写、教学技能竞赛等情况，材料收集后交教科室统一汇总留存。
四.由教科室负责统计汇总每学期教师外出进修培训、参加各类学术会议等情况的汇总归档工作。
五.科研档案管理要运用现代化手段，所有资料在保留原始文本材料的基础上均将汇总表录入计算机，分类管理。
六.本校各部门和教师均可查阅和利用教科室保管的档案，但必须履行登记手续;所有资料一般不得借出档案室，确因研究或工作需要借出使用，必须经教科室主任或校领导批准，并在一周内归还;外单位需查阅、利用本处档案，需经校领导同意，一般不外借。
七.档案借阅档人员必须爱护档案资料，利用微机资料库查阅档案应规范操作，借阅案卷者不得私拆、损坏、涂改和污染档案。
篇5：工学院人事档案鉴别归档制度
原中工学院人事档案鉴别归档制度
1.判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件资料，可交文书档案或转交组织部、人事处。无保存价值的，应登记报主管领导批准销毁。
2.审查材料是否齐全、完整。注意人事档案的成套性，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要请组织、人事部门查清注明后再归档。
3.审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须请有关职能部门补办完手续后再归档。
4.鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入人事档案，应交有关组织处理。
5.鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并报请组织部、人事处收集补充。