x项目物业客服部档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)
1 制度
1.1文件资料的形成与归档
1.1.1资料的形成：
⑴ 各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档，并由专人进行管理;
⑵ 文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划，在部门文员岗位职责中予以明确。
1.1.2资料的归档：
⑴ 文件资料的归档范围
① 物业管理
a. 业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);
b. 清洁卫生管理;
c. 绿化管理;
d. 值班记录;
e. 楼宇巡检记录;
f. 公共区域维修记录。
② 质量管理
a. 质量体系文件;
b. 质量管理资料。
③ 其他资料
⑵ 归档要求
① 归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。
② 归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。
③ 归档的文件必须是原件。
④ 保管归档文件资料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编目编号。
档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。
⑤ 案卷题名应确切反映卷内文件的内容，并区分保管期限。
⑥ 文件资料的归档必须办理移交手续。
⑦ 所有文件资料必须及时归档。
⑧ 有专用柜架，在排列上架时，应按类别和保管单位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
1.1.3 每月底进行一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要及时修补和复制。
1.1.4档案柜要注意“七防”(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。
1.1.5 档案的接收、转移、外借必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。
1.2档案借阅
1.2.1 公司员工都应重视保护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。
1.2.2 文书档案只阅不借。
1.2.3 所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
1.2.4 服从文员的管理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。
1.2.5 借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由部门文员和借阅者当面核对清楚。
1.2.6 档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。
1.2.7 调离公司的人员必须清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。
1.2.8 外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件，经领导批准后，办理有关查阅手续后查阅。
1.2.9 上级公司借阅本公司档案，须办理有关借阅手续后借阅。
1.3档案管理人员职责
1.3.1 忠于职守，严格遵守公司档案管理制度及本细则，积极开展工作。
1.3.2 负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。
1.3.3 及时立卷归档，编制总目录，卷内目录，编排入档。要熟悉管理的档案，协助查阅检索。
1.3.4 熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。
1.3.5 妥善管理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对借出资料按期催还。
1.3.6 定期清理，由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。
1.3.7 严守机密，确保档案安全;完成领导交办的其它工作。
1.3.8 做好各种资料的保管工作，并对有些文件进行定期封存。
1.4 公司内外档案文件管理：
1.4.1 公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。
1.4.2 公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。
1.4.3 所有存入档案应按照日期先后进行存档，并做好档案目录，以便查找。
1.4.4 相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。
1.4.5 对于一些涉及公司秘密的文件，应单独存放于带锁的文件柜内，以免发生意外。
1.5档案销毁
1.5.1 如有任何文件无需继续存放，需做销毁处理，不可随意乱丢。
1.5.2 保密文件应使用碎纸机处理，如是普通文件且文件较多，应撕毁后处理。
1.5.3 所有存档的文件均应定期进行检查，以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
2 规定
为完整系统地保存公司的各类档案，提高档案管理水平，更好地为公司的各项工作服务，特制定本规定。
2.1档案管理范围：
2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;
2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;
2.1.3公司文件;
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2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;
2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;
2.1.6公司领导讲话和年终总结;
2.1.7其他经济、外包合同;
2.1.8音像、资料;
2.1.9其他要求归档的重要文件。
2.2 第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管，其余各项均由总经理秘书归档保管，任何部门和个人不得以任何理由据为己有。
2.3在外参加各种会议带回的文件，应及时移交公司秘书归档，不得自行保管、销毁。
2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。
2.5借阅档案时，必须遵守以下规定：
2.5.1 办理登记手续，限期归还，不得带出公司;
2.5.2 爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，严禁涂写、更改档案;
2.5.3 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;
2.5.4 档案如有遗失、损坏、泄密，要追究当事人的责任;
2.5.5 档案借阅按阅档批准权限借阅;
2.5.6 调离公司的人员，必须清理、移交档案文件后，方可办理调离手续。
篇2：c企业档案管理制度范例
c企业档案管理制度范例
第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从二o**年十月一日起执行。
篇3：工程设备档案管理制度范文
工程设备档案管理制度范文
1、工程设备档案由资料管理员管理。资料管理员者应严守公司档案管理制度和保密守则。
2、各类档案应按系统分类:强、弱电;给排水;暖通、空调;消防报警;房屋结构;资料管理员存放于档案盒内并贴上标签。
3、编制档案目录,内容应与档案盒外标签一致。
4、外单位交来图纸由资料管理员统一签收,并将有关图纸交各相关专业的管理员核对实物,如图纸无误则由资料管理员按系统归档;图纸有误,则由资料管理员联系交图单位更正。
5、档案及图纸是工程维修保养的重要依据,应妥善保存。
篇4：c物业部档案管理制度范文
c物业部档案管理制度范文
档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的.有序正常进行。
1.所有文档实行统一管理，并指派专人负责;
2.所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理;
3.对性质不同的文件，实行分类立卷保管，以便日后查找;
4.对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件;
6.对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。
篇5：p物业维修档案管理制度
p物业维修档案管理制度
(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。
(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。
(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。
(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的.“维修管理”项目。
(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。
(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。
(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。