物业档案整理工作
一、物业档案全宗的划分
物业公司是专门对已建成投入使用的房屋及其附属设备设施、相关场地实施专业化管理，并为物业业主和使用人提供多方面、多层次的有偿服务和良好的居住和工作环境的独立核算、自主经营、自负盈亏、具有独立法人资格的经济实体。
根据档案全宗构成的三个条件，物业公司产生的全部档案应当构成一个物业档案全宗。物业公司自成立之日起，就是一个新的立档单位，在其基本职能没有发生重大改变，只是职能或工作范围的扩大或缩小、内部机构的调整等情况下，其变化前后形成的档案仍属于一个全宗。如，物业公司属下的其中一个管理处因业务原因要移交给另外一间物业公司管理，部分档案因此也移交出去，但这种情况并不影响原物业公司全宗。管理处(小区)属物业公司的派出机构，其所产生的档案不能构成一个全宗，而属物业公司全宗的一部分。在该管理处(小区)转出时，将有关本公司全局的档案复印一份存档，如党群工作、经营管理、行政管理、财务等档案；原件及仅关系小区管理的档案可一并移交给下一间物业公司，成为下一间物业公司全宗的一部分，如住户档案、基建档案、物业维修档案、物业房产档案等。
但是，遇两间以上物业公司因发展需要而进行合并，其合并前后的档案应划分为两个以上全宗，即合并后产生的档案是一个全宗，合并前各物业公司所形成的档案各自为一个全宗。如：甲公司成立于1990年，乙公司成立于1992年，由于两公司因业务发展需要于1999年进行合并，这样就存在三个不同的全宗，即1990~1999甲公司全宗、1992~1999乙公司全宗和1999年新公司成立后的全宗。
二、全宗内物业档案的分类
(一)分类的含义和要求
1.分类的含义
全宗内物业档案分类是指按照物业档案来源、时间、内容和形式的异同，把物业管理公司的全部档案分成若干类别，并组成体系，以利整理、保管和利用的过程。
为便于全宗内档案分类工作的进行，应编制一份分类大纲(分类方案)作为档案分类工作的依据。所谓分类方案，亦称分类大纲，是指标列各个类目的名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。类目，是档案分类表的构成单元，是在性质上或特征上具有共同属性的档案的总称。分类方案编制后不是一成不变的，在具体操作过程中可根据实际情况加以修正和补充。
2.编制分类方案的基本要求
(1)分类应该体现客观性，即从物业档案形成的特点和物业档案成分的实际出发，按照文件在物业公司或各管理处(小区)管理活动中原来形成的联系进行分类，最大限度地保持全宗内档案文件之间的历史联系。
(2)分类应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系。分类方案中同级的各类地位相等，内容上相互排斥、不能相互包容。
(3)分类应该具有实用性，即便于保管、检索和利用。要选择适合物业管理档案分类的最优分类方案。
(4)分类应该具有发展性，即在档案类目的具体设置上，不仅要考虑到现有的档案情况，还要进行科学预测，充分估计到可能出现的新类目，使档案分类类目的设置留有合理的扩充发展的余地。事物是不断发展的，物业公司的凯发线上手机app免费下载的业务范围也会不断的扩大，公司职能也会不断的加强，随之产生的档案也将不断的丰富。在编制分类大纲时，应充分认识这一点，给类目留有一定的发展空间。
(二)分类的作用
物业公司管理着一定规模的物业，凯发线上手机app免费下载的业务范围广，设置的机构众多，各部门产生的档案纷繁复杂，如果不按照档案之间的异同或联系把它们区分成若干类别，就无法立卷、保管和利用。再者，在新的形势下，档案机制必须深入到日常的业务工作中去，对全宗内的档案进行分类，可以指导业务部门的文件材料按类别积累、归档。因此，全宗内物业档案的分类就显得非常重要。
(三)编制分类方案的指导文件
物业公司属于非生产型的企业。在编制物业公司的分类方案时，可参照国家档案局制定的《工业企业档案分类试行规则》的基本分类思想、分类原则、分类方法执行。
《工业企业档案分类试行规则》适合一个全宗内全部档案的分类整理，编制目的是解决企业档案实体的分类整理和排架管理，属于档案实体分类。其选择的分类标准充分考虑了企业档案实体所反映企业的职能活动，遵循企业活动的特点和档案的形成规律。
(四)编制分类方案的步骤
1.在编制物业公司分类方案之前，必须对整个公司的管理职能及其所产生的档案(文件材料)进行全面的了解和掌握
综合型物业公司的管理层一般设有办公室、财务部、经营部、物业管理部、租赁管理部、工程部、保安部、档案室等各种职能部门；公司下一级是各物业管理处(小区、大厦)和公司开办的企业。办公室产生公司行政管理档案、人事档案；财务部产生财务档案；经营部产生经营管理档案；租赁部租赁管理档案；物业管理部产生房屋及房屋附属设备档案、业主(住户)档案；工程部产生基建档案、修缮档案。对于本公司是否设置有上述职能部门及其档案产生的过程、数量、载体形式、利用价值、利用频率都应在编制分类方案之前了解清楚。
2.根据1991年国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》的分类原则，以物业公司的全部档案为对象，以公司的主要管理职能为标准划分一级类目
《工业企业档案分类试行规则》设置10个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。物业公司可根据物业管理的实际需要增设或合并一级类目。
根据目前物业公司的职能范围，物业公司的分类方案可设房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案9个一级类目。这些一级类目能包括物业公司的全部档案，即全宗内的所有档案都能找到对应的大类。
《工业企业档案分类试行规则》中规定声像、照片或其他非纸质载体形式的档案一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。但物业公司也可根据同级档案行政管理部门的要求，视档案管理实际操作的方便程度，增设声像档案和荣誉档案2个一级类目。这种情况下，物业公司全宗就可分为房产物业管理(也称物业管理专门档案)、党群工作、行政管理、经营管理、设备仪器、基本建设、科学技术研究、会计档案、干部职工档案、声像档案和荣誉档案11个一级类目。
凡是属归档范围内的文件材料而找不到其相应一级类目的分类方案都是不科学的分类方案。
3.根据一级类目各自的特点分别设置二级或以下类目
二级或以下类目的设置要根据业务量的大小和档案量的多少来决定，业务量大、档案数量多的类目应增设下一级类目，反之则不需要再设置下一级类目，以免分类方案复杂化。
(1)物业管理专门档案可根据物业管理的管理对象和服务形式，再细分为房产、住户(业主)、租赁、修缮类。房产类可按问题细分为报表、账目、清册；住户类可按是否为业主细分业主和租户，也可不再细分；租赁可细分为商业租赁和住宅租赁，或不细分；修缮类可细分也可不细分。
(2)设备、仪器档案可根据设备仪器的种类或型号细分为电梯、音响、空调机、文体健身器材、计算机、电话机、其他。
(3)基建档案按工程性质或建筑项目细分。
(4)科研档案可按课题性质或课题内容细分。
(5)会计档案可按会计文件形式(名称)细分为会计凭证、会计账簿、财务报告、工资单及其他。
(6)党群工作类、行政管理类、经营管理类可按问题或组织机构细分。这三大类下二级类目的设置可参照《企业档案分类与组卷实用参考》中的附表《工业企业档案分类表》进行。
(7)声像档案可按其形成过程、载体形式和制成材料的不同分为照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片、光盘光碟等，不同载体可再按专题(内容)细分。
(8)荣誉档案按物品的形式细分为奖状、奖杯、奖旗、证书、题词等等。
4.对物业档案分类类目进行标识，即编制物业档案的分类号
分类号，是指类目的简明编码，标记各级类目的符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置，以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
标识物业档案分类号，是指依据物业档案分类划定的类目层次，对各级类目给定一个特定的字母或数字，并用一定的间隔符号标明其各级类目层次关系的全过程。如“9”表示“会计档案”；“9.1”表示“会计档案”的下位类“财务报告”。同一全宗内不能有相同的分类号。
三、物业档案的立卷和编号
(一)立卷的含义
立卷或称组卷，就是将若干互有联系的档案文件组合成案卷，即档案基本的保管单位。立卷是档案整理工作的基础内容之一，它的作用在于揭示档案文件之间的联系，使文件更加系统化，条理化，便于保管和利用。
案卷由两部分组成：一是经过整理的文件材料本身，二是整理过程中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底、卷盒。卷内目录是指案卷内登记文件及其排列顺序的目录，通常排列在文件材料之前。卷内备考表是指说明案卷内文件状况的表格，通常排列在文件材料之后。
案卷有装订和不装订两种形式。物业档案的案卷有文字材料型(如党群工作类档案)、图样材料型(如基建档案)、图文混合型(如修缮档案)、声像材料型(如照片档案)等四种类型。
(二)各类档案的立卷方法
物业档案全宗由11大类档案组成，各类档案的内容各不相同，其立卷方法更是各有千秋，但各类档案的立卷都要遵循物业档案文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系，并要便于保管和利用。
1.物业管理专门档案
(1)租赁档案
租赁档案采用按房屋租赁单元立卷，即以一份租赁合约及其相关文件材料为一个立卷单位。如租赁合约签署的租赁地址为2503房，我们便将有关2503房的租赁文件材料组成一个案卷；如租赁合约签署的租赁地址为2503~2509房，我们便将有关2503~2509房的租赁文件材料组成一个案卷。原租赁关系解除后，房屋再次出租，所签署的租赁合约及其相关文件材料应另外组成新的案卷。同一房屋单元的不同时期组成的租赁档案在实体排架上并不集中在一起。租赁档案案卷内文件材料的排列按结论性材料在前、依据性材料在后；中文译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。如：组卷时应将租赁合同排在最前面。
(2)住户(租户)档案
以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内一个房屋单元的住户资料，包括有关入住手续、家庭概况等文件材料组成一个案卷。这里的“一段时期内”指的是该房屋单元的住户资料积累到了一定厚度的时间段，对于不同的房屋单元其时间段长短不同。同一房屋单元的不同时期组成的住户档案在实体排架上并不集中在一起。住户(租户)档案卷内文件材料按时间顺序排列，即形成早的材料在前、形成晚的材料在后。
(3)修缮档案
以房屋单元为立卷单位，即在一段时期内同一单元的修缮材料组成一卷；如属公共设施或重大项目维修产生的档案归入基建档案类。同一房屋单元的不同时期组成的修缮档案在实体排架上并不集中在一起。修缮档案案卷内文件材料的排列同样按结论性材料在前、依据性材料在后；译文在前、原文附后；文字材料在前、图样在后的原则进行。
(4)物业房产档案
以小区或管理处为立卷单位。
2.设备、仪器档案
以一种或一套设备、仪器为立卷单位。设备、仪器档案按依据性材料--设备、仪器开箱验收--设备、仪器安装调试--设备、仪器运行维修--随机图样排列。随机图样也可单独立卷。
3.基建档案
以一个项目或一项工程为立卷单位。基建档案按依据性材料--基础性材料--工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)--工程施工--工程竣工验收排列。
4.科研档案
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以科研课题为立卷单位。科研档案按课题立项阶段--准备阶段--研究实验阶段--总结鉴定阶段--成果申报奖励阶段--推广应用阶段排列。
5.行政管理档案
行政管理档案按年度--问题--保管期限进行立卷，即将同一年度形成的同一问题且同一保管期限的文件材料组成一卷。卷内文件材料按问题、时间或重要程度排列。跨年度的请示与批复放在复文年立卷，无复文则放在请示年立卷；跨年度的规划、计划放在内容针对的第一年立卷；跨年度的会议材料放在会议开幕年立卷。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；决定性文件材料在前，依据性材料在后。
6.经营管理档案
同行政管理档案。
7.党群工作档案
同行政管理档案。
8.声像档案
声像档案包括照片、录音带、录像带、计算机磁盘、缩微胶片等特殊载体档案。对这部分档案立卷时应先将不同载体形式的档案分开，同一载体形式的档案根据实际情况按专题(问题)进行分类后再立卷：
(1)照片
以张为单位立卷。照片的底片应单独整理与存放，照片和说明一同整理和存放。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组联系密切的照片应加总说明。
(2)录音、录像带
以盒为单位立卷。如果同一内容分录了数盒，应统一编一个案卷号，每盒再编案卷分号。
(3)计算机磁盘
以盘为单位立卷。如果同一内容分录了数盘，应统一编一个案卷号，每盘再编案卷分号。
(4)缩微胶片
以卷为单位立卷。
以上各案卷的排列按时间先后进行。
9.人员档案
以个人为立卷单位。卷内文件材料的排列先按材料类别再按形成时间先后进行。人员档案卷内文件材料可分成10大类：(1)履历材料；(2)自传材料；(3)鉴定、考核、考察材料；(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；(5)政审材料；(6)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；(7)奖励材料；(8)处分材料；(9)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；(10)其他可供组织参考的材料。
10.会计档案
会计档案按形式--年度--保管期限进行立卷，即将物业公司形成的会计档案，先按财务报告类、会计账簿类、会计凭证类、工资单或其他四种形式分开，再按会计年度分开，最后按永久、定期(25年、15年、10年、5年、3年)等不同保管期限分别立卷。案卷顺序号按属类内(财务报告、会计凭证、会计账簿、工资单及其他)年度流水编号。卷内文件材料按时间顺序排列。
11.荣誉档案
先按荣誉档案的形式进行分类，以件为立卷单位。
(三)卷内文件的编码
案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右下角背面在左下角编写页号。页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。案卷封面封底、卷内目录(原有图样目录除外)、卷内备考表不编写页号。
装订形式的案卷，采用大流水方式编写案卷页号；不装订形式的案卷，两页以上的单份文件应单独装订和单独编写页号。不装订案卷内的文件应逐件加盖档号章。
档号是指档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的结构分为三种：第一种结构为：全宗号--案卷目录号--案卷号--件、页(张)号；第二种结构为：全宗号--类别(分类)号--案卷号--件、页(张)号；第三种结构为：全宗号--类别(分类)号--项目号--案卷号--件、页(张)号。物业档案可采用第三种结构，一案一号，全宗内不允许有相同的档案号。
档号章位置在每件文件凯发线上手机app免费下载首页的右下角，其内容、格式、尺寸及填写规范如下：
1.全宗号
档案馆给定立档单位(物业公司)的编号。
2.类别号
即类目号，分类号，标注各级类目的符号。
3.项目号
租赁、修缮、住户、房产、工程、课题、设备等档案的代字或代号，具体可引用有关管理部门编制的项目代号。如一个物业公司可用该公司所管辖的各管理处(小区)的代号作为租赁档案或修缮档案的项目号。
4.案卷号
案卷排列的顺序号。
5.件号
案卷内文件的顺序号。
(四)填写案卷封面
案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式。外封面印制在卷皮的正表面，内封面排列在卷内目录之前。
1.党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、科研档案案卷封面的填写。式样见表3-5-2，其内容及填写规范如下：
(1)案卷题名案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容。
(2)编制单位填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
(3)编制日期填写案卷内文件材料的起止日期。
(4)保管期限填写划定的保管期限。
(5)密级依据保密规定填写。
(6)档号填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。
(7)档案馆(室)代号填写国家给定的本档案馆(室)的编号，同全宗号。
(8)缩微号填写缩微时给定本案卷的编号。无缩微业务的单位此项可留空。
2.物业管理专门档案案卷封面的填写。式样见表3-5-3~表3-5-6，其填写规范如下：
(1)房屋座落。填写房屋所在行政区、路、街、门牌号码、管理处(小区)、房号。
(2)出租人。填写房屋产权所有者姓名。
(3)承租人。填写承租房屋者姓名。
(4)住户。填写房屋使用人(承租、出租人)姓名。
(5)全宗号、分类号、项目号、案卷号、编制单位、编制时间、缩微号、保管期限、密级填写规范同档号章或表3-5-2的填写规范一致。
3.人员档案案卷封面式样见表3-5-7。
4.照片、录音、录像带、计算机磁盘案卷封面内容参见表3-5-8。
5.会计档案案卷封面式样见表3-5-9。填写规范如下：
(1)全宗名称、类别、全宗号、案卷号、保管期限、案卷标题。
(2)起止时间。填写卷内文件的起止时间。
(3)卷内页号。填写卷内文件的起止页号。
(4)目录号。填写案卷所属分类目录的号码。
(五)填写备考表
卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。如更改档案或补充档案材料都可在此反映。式样见表3-5-10。
(六)编制案卷脊背
会计档案的案卷背脊式样见表3-5-11。内容包括全宗号、目录号、案卷号、类别、期限、册号等。其他类别档案案卷脊背可编也可不编，其内容包括有案卷题名、档号。
(七)文字材料型、图纸材料型、图文混合型案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式；案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；案卷装订时必须去掉金属物。
1.装订方式：对齐左下角，采用三孔一线的方法把案卷封面、封底、文件材料、卷内目录、卷内备考表装订牢固，并在封底绳结处粘上封纸，盖上骑缝章。行政管理、经营管理、党群工作档案、会计档案一般不用补充文件材料，可采用装订形式进行管理。
2.案卷不装订时，其卷内文件材料要按卷内目录的编排次序排列有序，并装入案袋或卷夹内。房产物业管理档案、基建档案等可采用不装订形式进行管理。
(八)案卷的入盒
案卷装订或装袋后，必须装入卷盒内保存。
1.物业管理专门档案、党群工作、行政管理、经营管理、基建、设备、人员、科研档案
卷盒尺寸采用310mm×220mm，其厚度可根据需要分别设置30，40，50，60mm的规格，在盒盖翻口处中部应设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。
卷盒封面项目包括全宗名称、类目名称、年度、卷数、保管期限，式样见表3-5-13。其填写规范与案卷封面同。
卷脊项目包括年度、类别号，项目号，案卷起止号，式样见表3-5-14。其填写规范如下：
(1)年度。填写盒内文件材料的起止年份。
(2)卷数。填写盒内所装案卷的数量。
(3)起止卷号。填写盒内案卷的案卷起止号。
(4)其余项目的。填写方法同软卷皮格式。
2.会计卷盒封面和背脊内容格式可参照以上案卷封面和背脊格式，并将项目号改为目录号。
3.照片、录音、录像带、计算机磁盘卷盒封面内容同其案卷封面内容。
(九)编目移交
文件材料组卷后要按照档号顺序编制案卷目录。案卷目录随档案一并移交。
四、物业档案案卷目录的编制
(一)案卷目录的含义
案卷目录是着录全宗内所有案卷的内容与成分等情况，并装订成册的一种检索工具。它是按照一定的规则编排而成的档案条目组合，是档案管理、检索、报道的工具。
物业档案全宗内案卷目录一般有案卷总目录、案卷分类目录、案卷专题目录等三种类型
(二)物业档案案卷总目录的编制
物业档案案卷总目录是物业管理档案案卷的总登记账，其目的主要是为掌握物业档案数量与物业档案基本内容，便于统计管理。案卷总目录包括如下项目：
1.总登记号
物业公司档案管理部门对接收的档案，按照归档时间顺序，以案卷为单位登记的流水编号。
2.归档时间
案卷归档的实际时间，按年、月、日填写。
3.案卷题名、档号、编制单位、编制日期
按照案卷封面上已填写的内容填写。
4.份数、张数
按照案卷备考表内注明的文件份数、文件总页数填写。
5.变更情况
填写案卷管理过程中各种变更情况。
6.备注
填写针对本案卷需要说明的事项。
案卷总目录只是按档案归档顺序登记的流水账本，一般不具有查找功能。物业公司可根据实际情况选择编与不编案卷总目录。
(三)物业档案分类目录的编制
物业公司档案分类目录是以全宗内一级类目或二级类目、三级类目为基本单元，以该类目的案卷为登记单位，依照案卷已整理排列顺序进行流水登记的档案目录。
案卷分类目录与案卷总目录存在两点区别：其一，分类目录不仅能固定案卷之间的排架顺序和揭示不同类别档案的成分，并统计各类档案的数量，而且便于案卷的查询和提供利用检索服务。其二，案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序，而分类目录是依据各类目内案卷排架顺序进行登记案卷的分类顺序号。
物业公司档案分类目录的项目与案卷总目录项目基本相同，主要有分类顺序号、归档时间、案卷题名、档号、份数、张数、编制单位、编制日期、密级、保管期限、变更情况、备注。分类顺序号填写该分类内的案卷排列顺序号，其他项目与总目录填法一致。具体到不同类目其分类目录的编制各不相同。
1.行政管理档案、党群档案、经营管理档案、基建档案、科研档案、设备档案、声像档案可各自编制案卷分类目录。
2.房产物业管理档案可按照二级类目或三级类目编制若干本案卷分类目录，如物业房产档案目录、物业公司租赁档案目录(物业公司商业租赁档案目录、物业公司住宅租赁档案目录)、物业公司修缮档案目录、物业公司业主档案目录。
3.会计档案按报表、账簿、凭证、工资单各自编案卷目录。
4.已故人员档案独立编制分类目录。
(四)物业档案专题目录的编制
物业档案专题目录是揭示物业管理全宗内有关某一专题的档案内容和成分的检索工具，属检索型目录之一。它的特点是选题的灵活性，集中了有关某一专题的全部档案，不受案卷顺序号的限制，目的是通过该专题的关键词来检索档案案卷号及其他相关内容。
物业档案专题目录的项目与分类目录基本相同，不同的是专题目录将该专题的关键词排在表格的最前面，案卷号等其他项目相应的排在后面。如物业公司租赁档案分类目录，其表格内各项目是按案卷号--地址--出租人(业权人)--承租人--租赁时间--备注等顺序排列的；而物业公司租赁档案业权人专题目录，其表格内各项目是按出租人(业权人)--案卷号--地址--承租人--租赁时间--备注等顺序排列的，即将出租人栏目排在其他各项的前面。
五、立档单位与全宗说明
(一)立档单位与全宗说明的作用
在整理工作中，对物业公司的历史沿革和物业档案状况进行充分研究后，写出的书面材料，称为“立档单位和全宗说明”，又称“立档单位和全宗历史考证”。它可以作为物业档案整理工作方案的一部分，也可作为单行材料。其作用有：
1.它是正确地制订物业档案整理工作方案和科学地组织物业档案整理工作的依据。对全宗内各个部分档案整理的具体要求和方法，都只有在深刻而全面地研究物业公司和全宗历史的基础上才能确定。
2.它是物业档案整理工作中必要的参考材料。在确定物业档案所属全宗、考证文件日期和所属组织机构、档案的归类等方面，它能提供一些可以参考的材料，可以减少立卷中的困难，提高效率。
3.它对鉴定物业档案价值有辅助作用。了解和明确物业公司的主要职能和任务、领导关系、档案保管程度以后，才便于正确地鉴别文件的价值，比较准确地划分物业档案的保管期限。
4.它可以作为编制检索工具的基础材料。档案馆(室)在编制各种检索工具，尤其是在编制全宗介绍、档案馆指南等大型检索工具时，都需要了解整个全宗以及物业公司的历史。
(二)立档单位和全宗说明的内容
1.物业公司的历史沿革。包括物业公司成立、停办、撤销的时间和原因；物业公司的性质、任务、职权范围及其变动情况；物业公司在社会中的作用及领导关系和隶属关系的变化情况；物业公司内部组织机构的设置、职能及其变化情况，负责人姓名；物业公司文书工作制度(行政管理、党群工作、经营管理)及其变化情况，文书处理中的印章及其作用。
2.全宗档案情况。包括全宗档案内容与成分的概况；物业档案入馆(室)前的保管处所和保管情况；物业档案何时入馆、是否受过损失、是否经过鉴定、销毁数量等；物业档案利用情况。
(三)立档单位和全宗说明的编写方法
1.研究规定物业公司任务、职能和组织机构的决议、章程、条例、办法、命令、指示等法规性文件，并参阅物业公司历史大事记、工作总结和有关报刊资料，以熟悉物业公司和全宗的情况。
2.通过访问物业公司内负责人和一般工作人员，获得编写历史考证的感性材料，进一步丰富内容。
3.应由物业档案工作人员中比较熟悉物业公司历史情况的同志进行编写，内容务求简明，且有根有据，不可单凭回忆进行编写。
篇2：物业档案保管工作
物业档案保管工作
一、物业档案保管工作概论
(一)档案保管、物业档案保管工作的含义及意义
档案保管是指按照一定的原则，采用适当的技术，改善档案的存藏环境与保管条件，以便最大限度地延长档案寿命的过程(档案出版社1993年《档案管理小百科》)。
物业档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对物业档案实行科学保管和保护，防止和减少物业档案的自然或人为损毁的工作。物业档案保管工作在物业档案工作中处于特殊地位，具有十分重要的意义。
1.物业档案保管工作是延长档案寿命，维护历史真实面貌的根本保证。物业档案是物业公司历史活动的真实记录，是国家档案的一部分。物业档案是以一定的物质形态存在的，由于种种因素的作用和影响，档案处在不断老化蜕变和损毁的过程之中，直至最后消失。只有加强物业档案保管工作，采取一切科学技术措施和方法，有效地防止和减少档案的自然和人为损坏，才能最大限度的延长物业档案的寿命，保证物业档案的完整与安全，更好地维护物业公司的历史真实面貌。
2.物业档案保管工作是物业档案业务工作的关键性环节，对整个物业档案工作具有重大影响，在一定条件下甚至有决定性影响。档案保管得好，就为整个物业档案档案工作提供了物质对象，这是物业档案工作最起码、最基本的前提；如果档案保管得不好，杂乱无章，乃至霉烂损毁，就会影响其他档案业务工作的正常进行，甚至无法进行。如火灾、失盗或人为破坏，造成档案实体的不复存在，其损失都是无法补救的，以后的利用工作便无法开展。1998年云南某县档案馆发生大火，部分档案即刻化成灰土，就是最有教训意义的例子。所以，保管工作在物业档案业务工作中居于特殊地位，具有极其重要的意义。
(二)物业档案保管工作的任务
物业档案保管的任务，概括来说，就是维护物业档案的完整与安全，有效地延长物业档案的寿命。它的具体任务是:
1.防止物业档案的损毁
掌握物业档案损坏的原因和规律，采取有效的技术措施和方法，最大限度地消除可能导致档案损毁的各种自然的或人为的因素，把档案的自然损毁率降低和控制在最低限度。
2.延长物业档案的寿命
采取积极有效的措施和方法，从根本上改善保管条件，去除档案本身不利于耐久性的因素，增强物业档案对外界不利因素的抵抗力，缓解档案的老化趋势，并提高档案的修复和复制技术，尽可能地延长档案的寿命。
3.维护物业档案的安全
包括两方面:一方面是指物业档案作为一种物质存在形态，必须保证其安全、完整地存在下去，不损毁丢失；另一方面是指物业档案作为一种社会现象，要建立切实可行的严格的安全保密制度，防止失盗和失密、泄密事件的发生，保证物业档案的信息安全。
(三)物业档案保管工作的基本原则
1.分类保管
物业档案机构对各部门移交的档案应分类进行保管，要保持档案文件的有机联系，做到档案存放条理化，排列系统化，保管科学化，便于档案的调阅提还，并有利于物业档案的保护管理。对于声像档案，由于其制作材料的特殊性，更应分库保管。
2.以保护为宗旨，以利用为目的
档案馆(室)的工作可概括为“管好”和“用好”两项。“管好”是为了“用好”。不能片面地强调保护档案，而不考虑到利用的方便；同时，也不能只迁就一时的利用方便，而不顾档案的保护，影响长远的利用。在实际工作中，“管好”和“用好”既有具体的矛盾，又有总体的一致性。所以，物业档案保管工作应在保护措施、制度、方法和具体技术处理各方面，做到既能保护档案不受损害，以利于延长档案的寿命和长远的利用，又能积极创造条件，保证当前利用的需要。
目前，很多单位采用计算机技术和缩微技术将档案信息录入数据库或将档案原件拍成缩微平片后提供给用户使用，这样既有效保护了档案实体，延长了档案寿命，又方便利用，真正实现了“保管是为了利用”的目的。
3.以防为主，防治结合
物业档案保管中最为忧患的是火、水、盗、虫、霉等“五害”。对这“五害”，必须以防为主，防治结合。特别是前“三害”，一旦事发，损失将无法挽回，尤应预防。在防、治两方面，防是关键，是主导方面。从总体上讲，以防为主，“防患于未然”，是积极主动的治本方法。
二、物业档案保管工作的物质条件
做好物业档案保管工作，除要求配备具有一定专业知识、熟悉档案自然损毁规律的专职管理人员外，还必须有一定的物质条件。
(一)档案库房
具备相当容量和适宜条件的库房，是物业档案保管的首要物质条件。根据保管档案的特点和档案库房的合理要求，选择档案库房要注意坚固耐用，经济美观，能够抗震、保温、隔热、防潮、防虫、防霉、防尘、防光、防火、防盗、防鼠。
档案库房是存放档案的专用房间，它有别于物资仓库、办公室和技术用房，有其自身独特的要求。在设计上考虑与周围环境协调的情况下，应以利于档案的安全保护为根本前提。因此，在新建或改建、装修档案库房时，要以加强库房围护结，提高其保温、隔热、防潮性能为主，以空调设备的造型、利用为辅。
一般情况下，档案库房建筑的基本要求有以下六点:
1.加厚库房墙体。具体厚度，可依据使用材料性能、墙体结构形式进行热工计算，以达到保温、隔热性能良好为度。
2.库房窗户宜小不宜大，宜少不宜多。每开间的窗户面积与外墙面积之比，不应大于1:10。有条件采取全部空调的档案部门，库房可不设窗户，这有利于库房保温、隔热、防潮、防尘、防虫和节约能源。
3.库房的外观式样，应以利于档案保护为前提，适当考虑档案室专业功能的独特风格及当地周围环境的和谐。
4.库房地面单位面积的承重，应大于其他用房。库房排放一般的木质、金属柜架，每平方米荷载不应小于500kg；采用密集架，每平方米荷载不应小于1200kg。
5.库房的开间大小、层高、门窗的结构和形式，都应不同于其他用房，以有利于柜架排放、管理及安全为原则。库房开间面积，应根据存储档案的类别、数量等情况的不同，一般小库60~100m⒍2，中库100~200m⒍2，大库200~300m⒍2。库房层高一般以2.5~2.8m为宜。
6.档案库房应集中，自成一体，不与其他办公、技术用房相混杂或穿插，以便于档案的整理、保管、利用。
(二)档案装具
档案装具是保管档案必须的基本设备。主要有档案柜、档案箱、档案架等，一般有铁制、木制两种。铁制的防火、耐久，便于机械加工，做成组合构件，有可调节性和机动性，便于运输、组装，便于使用，但造价较高。档案装具种类很多，各有所长，应按库房特点、档案价值以及规格的不同，合理使用，灵活配置。
物业公司档案室在库房面积不是很宽敞的条件下，可选用新型的档案密集架，既节省空间又美观方便。对于图纸档案多的单位，为了避免纸张的折叠影响物业档案的利用及其寿命，最好选购专门的图纸柜。
(三)包装材料
档案包装材料既能防止光线、灰尘和有害气体对档案直接损害，又能减少机械磨损，对档案有保护作用。目前我国档案包装材料一般有卷皮、卷盒和包装纸。声像档案、缩微胶片则有相册、磁带盒等保护。
(四)温湿度调节装置及其他库房设施
1.温湿度计
根据我国的实际情况，档案库房温湿度的正常要求是:温度为摄氏14~24℃，相对湿度为45%~60%。为了掌握库房温湿度是否符合正常要求，库房应设有对温湿度进行测试的仪表。目前有一种专门为档案库房设计的温湿度计，可以很直观的了解库房的温湿度状况。
2.空调和抽湿机
为有效的控制和调节库房的温湿度，在现有的技术条件下，最好的措施是安装空调和抽湿机。
3.窗帘
光线对档案纸张和字迹能造成很大的危害，其中破坏作用最大的是太阳光中的紫外线。除了在库房建筑和档案装具排放上考虑减少阳光直射外，库房窗户上应安装防光和防火的窗帘。
4.灭火器
档案库房应放有消防器材。有条件的单位可安装烟感报警装置和自动灭火装置。
三、物业档案库房的管理
(一)档案分库的一般原则
档案如何分库存放，是库房管理的重要一环。这一步考虑周全了，就为以后的库房管理奠定了基础，会省去很多麻烦和困难。需要特别注意的是，不同载体的档案要尽量分库存放，声像档案和档案缩微胶片应单独存放。
(二)档案装具的排放要求
档案装具在库内排放，应本着便于档案的提调、运送、采光、空气流动、整齐美观的要求。库房门应对着库内的主通道，主通道的净宽不少于1.5m。固定式的装具，相邻两排之间的净宽应不少于0.8m。为便于通风和防潮，装具不能紧贴墙壁，与墙壁的距离应不少于8cm，装具于墙壁之间的通道不少于0.6m。有窗户的库房，装具的行排应与窗户垂直，利于通风和避免室外光线直射档案。
各排装具靠近主通道的一端，应有整齐统一的侧板，以便于贴插标签。
(三)档案的排列次序和方法
档案在库内的排放次序，包括档案装具的编排次序、全宗内各类项档案之间的排列次序，以及同一类项档案在柜架上的排放次序。
装具在库内的编排次序，应根据库房的形状、装具的排放方式而定。无论是固定式柜架还是活动式柜架，其编排次序一般是:人站在库内主通道上，面对各排行柜架，左起第一排为首排，右起第一排为末排。
全宗内档案的排放要保持相互之间的联系，按照分类方案逐类排放。每类档案排完后预留一定的空间。
档案在柜架内的排放次序，应先左后右，先上后下。对于一个档架来说，起始卷号在架的左上角，终止卷号在架的右下角。一个排面的档案排放满后，转到背面的柜架，仍是按前一排面的方式次序排列。
档案在装具内不应放得过紧过挤，以免给提取和存放带来困难，并因此造成卷皮和卷盒的损伤。此外，每一类项的排尾，要空留一定数量的装具空间，以备以后档案增补、修复或改装卷盒卷皮时的体积增大。
(四)档案柜架贴插标签
档案柜架贴插标签，是库房管理中的一项必须工作。其作用在于:使库房管理人员明了档案存放位置，便于提还档案，便于新来工作人员熟悉环境、业务，便于检查、参观。
具体做法是，在每一排柜架靠近主通道的一端，在适当高度位置统一贴插字体工整醒目的标签，每一柜架内的各个隔层，也要标明档案类项名称和案卷起止号，以便查找和提还案卷。
档案装具标签内容包括全宗名称、全宗号、分类号、项目号、案卷起止号、年度、保管期限、箱柜号。
(五)物业档案存放位置索引
为了便于保管工作人员和提供利用工作人员全面掌握档案存放情况，迅速地提还档案，物业档案分库分类排好之后，应该编制《档案存放位置索引》(或称《档案存放地点索引》)。依其作用分为两种:
其一，是指明档案存放位置的，以档案类项为单位，标明存放处所。
其二，是指明各档案库房保存档案情况的，以档案库房和档案架(柜)为单位，标明所存放的是何种档案。
上述两种索引，按形式又可分为书本式和卡片式两种。第二种并可采取图表形式，把每个库房(楼、层、房间)内档案的存放情况绘成示意图，悬挂在醒目的地方，以便随时参看。这两种索引的详略程度和项目，可根据档案馆(室)的具体情况决定。
(六)库房卫生
档案库房卫生是库房管理中的经常性工作，是档案保护技术中诸多内容的一个重要项目，关系到档案的生虫、长霉、污染、磨损等问题。库房卫生的要求是:(1)地板、门窗、墙壁、灯具及顶棚保持光洁明亮；(2)档案柜架各部位及所放档案和包装材料清洁无土；(3)档案放置整齐，其他器材物品放置有序；(4)与库房管理无关的器材、杂物一律不准存放等。
为保证库房卫生清洁，还应采取以下措施:(1)新建或改建库房时，地板应为水磨石；(2)在资金允许的条件下，将墙壁四周和顶棚粘贴墙布或涂刷涂料；(3)窗户要严实，最好少设或不设窗户；(4)对新增添的装具，接收或征集来的档案、出库利用较久的档案，入库前必须进行擦洗、除尘和消毒；(5)管理人员入库必须穿工作服、换鞋，非库房管理人员禁止入库，尽量少接待或不接待库房参观；(6)坚持经常和定期进行清扫卫生和维护工作。
(七)档案安全检查
定期和不定期地对档案进行安全检查，是库房管理工作中的一项重要内容，是维护档案安全和完整的一项重要措施。
1.检查的内容和目的
主要从三个方面进行检查:一是从政治安全方面出发，检查档案有无被盗、被损和泄密等情况，及时发现不安全的因素，以便采取有效措施，确保档案的安全；二是从保护技术方面检查，看档案有无发黄变脆、字迹褪色、虫霉感染、潮湿粘连等自然损毁现象，以便采取相应措施，积极防治；三是从档案管理方面检查档案是否缺少、案卷有否错位。并应检查库房是否进水、门窗是否牢固、消防设备是否齐全、有无异常变化等情况，以便分析原因，改进工作，加强管理，防止意外事故的发生。
2.检查方式和方法
定期检查一般一年或两年一次，按档案目录逐卷检查。不定期检查一般在库房发生水火灾害、档案被盗或怀疑被盗、发现虫蛀、鼠咬和霉烂等现象以及档案保管人员调换工作等情况时进行。可先局部检查，发现问题再全面检查。检查时必须做检查记录，以一级类目为单位进行。检查后应写出检查报告，内容包括检查工作的组织、人员、检查时间、进行情况、发现的问题，以及妥善处理发现的问题和改进工作的意见等。
(八)借阅档案制度
馆内外人员借阅档案，必须办理正式借阅手续，填写提调单。提调单一式二份，一份留库房存查，一份随档案送交利用出纳台。并应严格规定:正常情况下，档案原件不能调离档案馆(室)；利用者不得在档案上作任何圈点勾划标记；阅览室内不得吸烟，阅览桌上不得放置水杯、墨水等易污染档案之物品；破损、待修的档案，一律不提供利用；有复印件、缩微品的档案，除特殊原因经批准同意者外，不再提供档案原件。