集团物业部文档管理办法
1.制定本办法的目的、依据和适用范围
1.1为了加强物业部门的文档管理，充分发挥文档的作用，更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定，结合物业管理行业特点及本公司实际情况，制订本管理办法。
1.2本管理办法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。
2.文档的定义
2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。
3.文档管理的基本原则和要求
3.1为维护文档的完整、安全，同时便于有效利用，各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理”的原则，即：凡明确列入由区域物业部集中保管目录的文件材料(原件)由区域物业部集中保管;其他文件材料(原件)由各商场物业(保安)部按集团的规定要求自行管理。
3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。
4.文档管理机构和人员
各商场在物业经理的领导下，形成档案工作的管理网络。
*集团物业推进中心对各区域物业部、各商场物业(保安)部文档工作进行指导、检查和考核。集团物业推进中心文档配备专职文档管理人员，负责收集、保管和提供利用物业条线各类文档;
*各区域、各商场物业部门的文员(或指专人)在部长(经理)领导下负责本区域、商场(物业条线)文档材料的归集和整理立卷，并按规定向集团物业推进中心送交相关文档。
*各区域物业部、各商场物业(保安)部均须根据文档保管的要求设置固定文档存放点，并配备文档管理人员和必要的文档存放橱柜，负责本部门文档材料(资料)的归集、整理。
*各区域物业部长、各商场物业(保安)经理为文档工作的主要责任人，并将文档工作纳入部门的年度工作计划。
5.文档案管理人员的职责
5.1.集团物业推进中心文档管理人员的职责：
*负责公司级(物业条线)各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等;
*按规定要求统一管理公司(物业条线)的文档，确保文档的完整和安全。对已接收入室的文档，有计划参与进行整理、重组和销毁工作;对因归档制度不健全或执行不严而遗漏失散在外的重要文件材料，加强收集归档;
*指导、督促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作，组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训;
*参与实施对部门文档工作的考评;
*负责编制公司(物业条线)文档目录、检索资料，严格执行文档借阅制度，主动、快捷提供利用服务;
*办理领导交办的其他有关文档业务的工作。
5.2.区域物业部文档管理人员的职责：
*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对集团物业推进中心需要的文件材料，按规定要求及时送交归档;
*负责由部门日常使用保管的文档、资料(主要是物业管理业务文档)的管理。
*部门文档管理人员如兼文员工作，则还应当承担如下职责：
(1)负责本部门文书处理工作，包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;
(2)负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。
5.3.商场物业(保安)文档管理人员的职责：
*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料，按规定要求及时送交归档;
*负责由部门日常使用保管的档案、资料(主要是物业管理业务档案)的管理。
*部门文档管理员如兼文员工作，则还应当承担如下职责：
(1)负责本部门文书处理工作，包括文件材料(含合同、协议、来往文书等)的收发、登记、传阅、催办和留注;
(2)负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等，并按规定及时向文档室移交。
6.公司(物业条线)文件材料归档范围
*前期工程交接验收范围的材料归档
*客商户档案(含二次装修资料)及客户服务范围的材料归档
*物业运作管理(含合同、协议、来往文书等)范围的材料归档
*其它范围的材料归档
7. 档案的管理和移交
*向文档室(各部门)移交文档时，应办理交接手续。按规范格式填制〖归档文件材料移交接收清册〗，认真做好清点、登记和签署工作。
*文档管理应遵循保密工作有关规定。
*文档室必须具备防盗、防火、防有害生物等安全设施。文档室由文档管理人员专人管理。*按规定由各部门负责管理的档案、资料(主要是物业管理业务档案)，在该物业项目管理终止或管理主体发生变化时，应按规定编制移交清册后，向接管该项目的物业办理移交。
8.档案的查阅利用
*文档室应当多渠道、多形式地开展文档利用服务工作，努力提高文档利用效能。
*查阅、借阅文档需办理相关登记和批准手续，并填制〖文件档案资料查阅登记表〗及〖文件档案资料借阅登记表〗。
*查阅、借阅、复印各部门文档资料时，一般需经相关领导签字批准，并须办理相关登记(归还时及时注销)手续。
篇2：商场物业部文档管理办法
商场物业部文档管理办法
1.制定本办法的目的、依据和适用范围
1.1为了加强物业部门的文档管理，充分发挥文档的作用，更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定，结合物业管理行业特点及本公司实际情况，制订本管理办法。
1.2本管理办法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。
2.文档的定义
2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。
3.文档管理的基本原则和要求
3.1为维护文档的完整、安全，同时便于有效利用，各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理”的原则，即：凡明确列入由区域物业部集中保管目录的文件材料（原件）由区域物业部集中保管；其他文件材料（原件）由各商场物业（保安）部按集团的规定要求自行管理。
3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。
4.文档管理机构和人员
各商场在物业经理的领导下，形成档案工作的管理网络。
*集团物业推进中心对各区域物业部、各商场物业（保安）部文档工作进行指导、检查和考核。集团物业推进中心文档配备专职文档管理人员，负责收集、保管和提供利用物业条线各类文档；
*各区域、各商场物业部门的文员（或指专人）在部长（经理）领导下负责本区域、商场（物业条线）文档材料的归集和整理立卷，并按规定向集团物业推进中心送交相关文档。
*各区域物业部、各商场物业（保安）部均须根据文档保管的要求设置固定文档存放点，并配备文档管理人员和必要的文档存放橱柜，负责本部门文档材料（资料）的归集、整理。
*各区域物业部长、各商场物业（保安）经理为文档工作的主要责任人，并将文档工作纳入部门的年度工作计划。
5.文档案管理人员的职责
5.1.集团物业推进中心文档管理人员的职责：
*负责公司级（物业条线）各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等；
*按规定要求统一管理公司（物业条线）的文档，确保文档的完整和安全。对已接收入室的文档，有计划参与进行整理、重组和销毁工作；对因归档制度不健全或执行不严而遗漏失散在外的重要文件材料，加强收集归档；
*指导、督促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作，组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训；
*参与实施对部门文档工作的考评；
*负责编制公司（物业条线）文档目录、检索资料，严格执行文档借阅制度，主动、快捷提供利用服务；
*办理领导交办的其他有关文档业务的工作。
5.2.区域物业部文档管理人员的职责：
*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对集团物业推进中心需要的文件材料，按规定要求及时送交归档；
*负责由部门日常使用保管的文档、资料（主要是物业管理业务文档）的管理。
*部门文档管理人员如兼文员工作，则还应当承担如下职责：
（1）负责本部门文书处理工作，包括文件材料（含合同、协议、来往文书等）的收发、登记、传阅、催办和留注；
（2）负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。
5.3.商场物业（保安）文档管理人员的职责：
*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料，按规定要求及时送交归档；
*负责由部门日常使用保管的档案、资料（主要是物业管理业务档案）的管理。
*部门文档管理员如兼文员工作，则还应当承担如下职责：
（1）负责本部门文书处理工作，包括文件材料（含合同、协议、来往文书等）的收发、登记、传阅、催办和留注；
（2）负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等，并按规定及时向文档室移交。
6.公司（物业条线）文件材料归档范围
*前期工程交接验收范围的材料归档
*客商户档案(含二次装修资料)及客户服务范围的材料归档
*物业运作管理（含合同、协议、来往文书等）范围的材料归档
*其它范围的材料归档
7. 档案的管理和移交
*向文档室（各部门）移交文档时，应办理交接手续。按规范格式填制〖归档文件材料移交接收清册〗，认真做好清点、登记和签署工作。
*文档管理应遵循保密工作有关规定。
*文档室必须具备防盗、防火、防有害生物等安全设施。文档室由文档管理人员专人管理。
*按规定由各部门负责管理的档案、资料（主要是物业管理业务档案），在该物业项目管理终止或管理主体发生变化时，应按规定编制移交清册后，向接管该项目的物业办理移交。8.档案的查阅利用
*文档室应当多渠道、多形式地开展文档利用服务工作，努力提高文档利用效能。
*查阅、借阅文档需办理相关登记和批准手续，并填制〖文件档案资料查阅登记表〗及〖文件档案资料借阅登记表〗。
*查阅、借阅、复印各部门文档资料时，一般需经相关领导签字批准，并须办理相关登记（归还时及时注销）手续。
篇3：工程项目监理文档管理办法
工程项目监理文档管理办法
为了加强我监理部科技档案的科学管理。并使其纳入标准化、规范化、系统化的轨道。根据部、厅科技档案工作的有关规定，结合本工程项目的实际情况，特制定如下管理办法：
1、在正副总监的统一领导下，由综合组负责监理部文档管理工作。
2、档案管理人员应不断加强科技档案工作专业知识的学习。认真做好科技文件的形成积累、立卷归档和修改、补充工作。
3、及时对往来文件进行登记。并建立收文阅办制度。
4、严格执行文档借阅制度。未经同意。不准私自外借。努力做好文档的保密工作。
5、在文件资料日常管理工作中。遵循文件资料类别（合同类、图纸类、文件类、原始记录及月报类）进行分类、编号、保存。并建立文件清单。
6、年终时应及时对本年度所有文件资料进行清理、统计工作。
7、加强对各承包人文档工作进行督促、检查和指导。
8、工程竣工时严格按照国家科技档案案卷质量要求分综合类、工程质量类、工程进度类、工程费用类、合同管理类、监理月报、照片和录像七项对监理文件资料进行组卷上报。
9、未尽事宜，按业主有关技术档案的编制、审查、归档办法执行。