物业公司文书管理工作规定
为了使公司的文书管理工作更加制度化、标准化、规范化，保证档文件和资料的完整齐全，防止遗失泄密，特制定本规定。
一、主题内容与适用范围：
1、本规定明确了文书的收发、用印、传递、催办、立卷、档和查阅等管理办法。
2、本规定适用于公司的日常文书档案处理工作，也适用于公司各部门兼职文书员的工作。
二、收文：
1、凡属公司种类收文，统一由行政人事部指定文书员签收、拆封，并及时、准确做好收文登记。凡属公司领导亲收的公文，公司领导应将来文编号及到文日期通知行政人事部指定文书员予以登记。
2、收文登记时，必须填写收文一式二份(见附件一、附件二)，第一联与来文联在一起，第二联作签收及行政人事部留底。
3、凡收文登记的文件，必须经有关领导批示方可发阅。做到当天收文当天登记，当天送主管领导批阅，并按批示处理。
4、凡属急件必须及时送主管领导批阅，并按批示迅速处理。
5、凡外出开会或托人带回的文件，为防止文件耽搁、遗失或泄密，必须立即交行政人事部做好登记手续后方可阅办。
7、文件办妥后，应按部门案卷档。
三、发文：
1、凡以公司名义发出的正式文件(内部或外发)，必须到行政人事部办理发文手，并分别按照公司发文文本的格式打印(文本格式见附件三、附件四)，经登记、编号后方可发出，底稿与发文副本放在一起档。
2、凡公司报送上级的报告、汇报、计划、总结等文件，必须到行政人事部办理发文手，并按照公司发文文本的格式打印(文本格式见附件三)，经统一登记、编号后方可发出，底稿与发文副本放在一起档。
3、文件拟稿要按发文稿(见附件五)的拟制程序进行：一般应由主要经办部门拟稿，由拟稿人署名、该主办部门负责人核稿签字、行政人事部审稿，然后由行政人事部送公司领导签发。需经几个部门协办或认可的文稿，在主办部门负责人签字后，应由主办部门送协办部门会签，然后由主办部门送行政人事部审稿，再由行政人事部送公司领导签发。
4、凡以一般函发文，须经发文部门主管领导同意或授权，并按照公司标准函文本的格式打印(文本格式见附件六)，由行政人事部登记、编号后发出。函文必须留底备查，留底稿上应有发文部门负责人的签字。
5、对来信、来函应作好登记，经领导阅批后转递有关部门办理。复信、复函与来信、来函放在一起，办妥后档。
6、凡以公司名义张贴、通告通知、规章制度等均需拟稿，经公司领导同意或签发后方可张贴，并作好登记、编号，底稿与张贴件放在一起档。
7、凡在公司内部印发资料，必须经部门负责人在底稿上签字同意，到行政人事部填写文函打印申请(见附件七)，办理文印委托手，经核准后方可印发，并在行政人事部留底档一份(底稿加打印件)。
8、一切应属档的文件，文稿若是书写件，应用钢笔或毛笔书写，不可用铅笔、圆珠笔或彩色水笔书写。文稿须清晰整洁，标点符号准确。若文稿修改较多，造成稿面不清，抄出清稿，以审稿、校对和档。
四、用印：
1、凡公司发文用印，必须与原稿核对，如有错漏，需更正后方可盖章。
2、凡属业务常规报表之外的上报材料、报表等需盖部门公章或公司公章时，必须经部门负责人或(分管)公司领导的同意后，方可盖章。
3、公司行政介绍信由行政人事部统一签发，介绍信及印章由专人保管、开具、监印。签发介绍信应符合国家有关政策及上级有关规定，并在职权范围内。
4、开具介绍信须经部门或公司领导同意，介绍信上必须写明办理的具体事项，不得以“联系工作”、“购物”等含糊笼统的字名表示。
5、禁止在空白纸张或空白介绍信上盖章。
6、介绍信有效期市内一般为三天，市外一般为七至十天。介绍信存根记载和正文要一致，在介绍信存根上必须标明签发人。介绍信存根由行政人事部档备查。
7、员工需公司证明其私人事由，如确有需要，应经部门负责人审核同意，并在申请证明的原稿上签字，行政人事部方可按有关政策及规定予以证明。证明的内容由行政人事部用公司标准函文本签发，原稿留底备查。如要求证明的内容不符合国家有关政策及上级有关规定，或本公司无法证明的，行政人事部有权拒绝证明或盖章。
8、公司各级公章由行政人事部集中管理，逐一备案。凡领用新章、还旧章，一律由使用部门负责人亲自到行政人事部办理。部门应将印章保管人名报行政人事部备案，办理保管人签字手续;保管人若有变动应向行政人事部办理移交签字手。
9、刻制公司各级公章统一由行政人事部指定专人办理，未经行政人事部负责人签字，不予报销刻制费用，并追究擅自外发刻制责任。
五、文书的传递：
1、凡公司内部印发的文件资料，应由行政人事部指定文书员统一编号、登记，重要的盖上定期回收章定期收回，不得擅自销毁。
2、凡上级下达的机要文件，按指定范围阅读，一律不准带回家或带到公共场所，不准私借，阅后即还行政人事部指定文书员保存。
3、上级或公司的文件，凡属绝密或注明不准翻印的一律不得复制。其他文件如确需复制，必须经行政人事部主任或地产常务副总经理室签字批准，并在行政人事部办理登记手续后，由行政人事部指定复制;其中有密级的，复制件应编号，在密级可阅范围人员中签收使用，并在行政人事部规定的期限内，由使用人本人退还行政人事部予以销毁，并在登记册上作注销和销毁证明签字。
4、凡只需公司领导阅办的上级文件，阅办后即退还行政人事部档;凡转至部门阅办的文件，阅办后即退还行政人事部档;凡转由几个部门阅办的，由行政人事部依次传递，各阅办部门留文一般不超过三天即应退还行政人事部，急件留文期限由行政人事部传递时另定。
5、行政人事部指定文书员应在收文的留底联(见附件二)上写明传阅路线及实际传到日期，以按留文期及时回收、传递或催办。 六、文书的催办：
1、行政人事部指定文书员每月清对一次收发文情况，对超过留文期限的或公司需调回的文件，开具催文通知(见附件八)。 2、收到催文通知的部门或，个人，应即将文件退还行政人事部，如确实遗失应报告行政人事部备案查失。
七、文书的立卷和归档：
1、立卷和档的文书，应是本公司工作、活动的记录，并要有一定保存价值，对查考工作、总结工作经验有用的一切材料。凡是本公司工作、活动直接成的工作计划、总结、各种报告、决议、决定、大事记、会议纪要、简报、出版原稿、照片、录音带、重要来信、科研成果、综合统计报表等收发文件、内部文书，均属于立卷和档范围。
2、行政人事部指定文书员和部门兼职文书员负责公司和部门文件的收发、保管。根据档要求，认真做好有保存价值文书材料的催办、整理、立卷和档工作。
3、根据平时立卷和年终组卷相结合的要求，文书员平时应注意收集有关文件和资料档，应根据文件或资料的内容，及时收入有关案卷夹内;按平时成的一项工作或一次会议，及时清理，立即装订成卷;年终按保管期限的规定，分个度、分级别、分问题分别立卷。
4、立卷时应按要求分装订，写明案卷标题，卷内文件以时间顺序排列，卷内目录一式三份。
5、案卷在次年一季度向行政人事部档，部门或个人不得继保存。部门或个人需要继使用的材料，应先档后借阅。
6、公司受上级部门奖惩的资料，包括奖状、证书、通知等，收到材料的部门或个人，应在收到资料的三天内即将原件向行政人事部档。档后原件一般不予借用;如确需使用原件，应办理借用手并有期限。
7、名部门收到未经登记的文件资料时，应及时向行政人事部补办登记手。办完的文件资料要有系统、完整，来文和复文要放在一起档。
8、各部门互送文件、材料时，由文件、材料制作部门立卷档。几个部门会办的文件、材料，由主办部门立卷档。收发的文件、材料属公司的，由行政人事部立卷档。
9、文书档案一般须将原件档，重要材料一般不准以复印件档。
八、文书档案的查阅：
1、凡查阅由本部门成档后的文书档案材料，需经本部门负责人签字同意方可查阅。
2、凡因工作需要查阅由非本部门成档后的文书档案材料，需经行政人事部主任批准方可查阅。属密级档案材料，需经公司领导批准方可查阅。
3、查阅文书档案一般应在行政人事部内进行;如确需借出行政人事部，应经行政人事部主任同意并办理借离手，一般应在一周内还。借离的文书档案不得带出公司，例外情况需经行政人事部主任或公司领导批准。
4、外位来本公司查阅或抄录文书档案材料时，必须持介绍信，根据材料性质经公司领导或行政人事部主任批准，到行政人事部办理查阅或抄录登记手续后，方可查阅。
5、查阅或借阅文书档案者应注意对文书档案的保密和保护，不得私自转借、复印，不得向无关人员扩散文书档案的内容，不得遗失、抽换、涂改、圈点、拆散，阅后应及时还;行政人事部指定文书员必须按页核对，发现有上述情况，查阅或借阅者应负完全责任。
九、文书档案的交接、统计、保管：
1、行政人事部指定文书员或部门兼职文书员调动，均需办移交手。
2、行政人事部指定文书员应做好档案的统计工作，包括档案的收进、移出、销毁、结存、整理、保管、鉴定、利用等内容。
3、文书档案的保管要做到防潮、防光、防尘、防虫、防火、防盗，保持清洁，以保护档案的完整无损，延长档案的使用寿命。
十、附则：
本办法由公司行政人事部负责解释，自颁布之日起施行。
篇2：后勤集团文书档案管理规定
> 大学后勤集团文书档案管理规定文书档案是集团工作运行的记录，是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度，严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作，特制订本规定。
一、文书档案管理的基本原则
文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则，以集中管理为主。
集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。
集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理，以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。
保密性文书按照上级规定执行。
二、归档文书的范围
1.学校和上级部门签发、转发的文件。
2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。
3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。
4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。
5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。
6.相关的法律法规及标准。
7.具有查存价值的资料。
三、管理部门及职责
1.集团党政办公室：负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。
负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。
2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。
3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。
4.各单位应确定一名文件管理人员，负责本单位文件的管理与归档工作。
5.管理职责
⑴ 搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。
⑵ 积极开展文书档案的提供与利用工作。
⑶ 进行文书档案鉴定与统计。
⑷ 保证文书档案质量，防止丢失、损坏。
四、文书档案的点验
办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验：
1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。
2.对领导审批的文件，应确认领导签署的意见是否已办理，如已办理，应在办理结果一栏签字，并将相关文书合并统一归档。
3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字，主管领导审批签发，并注明签发日期。
五、立卷
1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理，每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起，不得分开，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批复在前，请示在后;转发在前，原件在后。
3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复，应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。
4.卷内文件应按照发文时间先后顺序，依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写，页号在公文右下角连续填写。
5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首, 备考表放在卷尾。
6.填写完整档案盒各项内容，将整理好的公文，放入档案盒存入文件柜。
六、归档管理
1.各单位文件管理人员应在每年一月底前，将上一年度的文件整理归档，归档时应按照立卷要求整理。
2.个人不能保存应归档的公文。
3.拟制、修改和签批的公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外，需翻印的须经办公室主任批准。翻印时，应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时，应当加盖复制
单位印章。
5.各单位应设立专用文件柜，保持归档文件清洁，防止受潮、虫蛀、腐蚀。
七、归档文书的借阅
1.借阅归档公文应履行借阅手续，填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。
2.原则上案卷不许借出，只供在办公室查阅，需借出的须经主管领导或办公室批准。
3.借阅期限一般不超过十天，到期应及时归还。需延长借阅时间的，应经办公室主任同意。到期未还的，文件管理人员应及时催www.pmceo.com促借阅人员归还。
4.借阅归档公文的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。
5.因工作需要复制档案时，必须经办公室主任批准。
6.借阅档案归还时，文件管理人员应当面认真查验档案的完整性，发现遗失、损坏时，应查问借阅人员原因，并报办公室主任。
7.集团以外的单位借阅归档公文时，须经主管领导同意，并按规定办理借阅手续。
八、公文保存期
1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。
2.指导工作运行类公文保存期为三年。
3.一般短期通知类公文保存期为一年。
九、公文的收回与销毁
1.不具备归档和存查价值的公文，经过办公室主任批准后，可不作为归档公文存档。需销毁时，由文件管理人员填写《文件销毁清单》，注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期，批准人和销毁人应签名。
2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。
集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。
各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。
3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理，已到保存期的公文应编写收回与销毁公文的通知和目录，明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。
收回的公文应建立收文登记。
4.收回过期公文，文件管理人员应填写《文件销毁清单》，销毁人和监督销毁人应在清单上签名，并注明销毁日期。
6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅，并加盖“作废保存”印章。
十、电子文档的处理
1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。
2.各单位应有专人和专门设备，对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。
3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。
十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。
十二、本规定自公布之日起执行。
篇3：公司文书作业规定
公司文书作业规定
（一）打印
1．经理、各部门主管交由行政文员打印之文函、文件，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文件及保密级别，急迫性程度由行政文员根据其缓急确定先后秩序。
2．打印完毕后行政文员先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办部门之经办人校核、签字。
3．传真、公函行政文员须复印存档（参见收发文流程）。
4．文书处理过程中，未经同意行政文员不得将受托文书传阅他人。
文书作业流程（略）
（二）复印
1．公司复印作业由行政部文员统一执行。
2．一般文件由各部门委托人员口头交托行政文员。
3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印。
5．行政文员于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、批准人、保密标识等）。
复印流程（略）