物业质量记录及文档管理程序
1.目的
为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。
2.范围
适用于公司各部门。
3.职责
部门/岗位工作职责
办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。
监督公司各管理处、部门文档管理
品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。
收集质量管理体系标准，对其有效性负责。
保存最新有效的行业标准和政策法规。
相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。
管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理 文件管理员收集保管质量记录、文档资料
4.定义
质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。
5.方法和过程控制
5.1现场质量记录的管理
5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。
5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。
5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进行。
5.2 文件资料归档及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行，最迟于第五个工作日前完成归档工作。
5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别(名称)对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒(袋)的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期(见下表)，卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅，管理处/部门可根据实际情况增加附表。
文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期
5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。
5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。工程部设备管理生成的质量记录，除通用的培训(会议)签到记录、考核表于次月初交存于管理处资料室，其他记录可长期存放在工程部资料柜内。还可根据具体情况，制作两联的质量记录表格，一份交管理处留存。
5.2.5安防、绿化工程质量记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于管理处资料室。
5.2.6归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经管理处/部门负责人批准，由文件管理员负责跟进、收回。体系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理员调(离)职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。
5.2.8《体系文件下发明细》、《质量记录表格一览表》由品质管理部填写，《标准政策法规一览表》由办公室填写，经现相关负责人审批后公布。
5.2.9各管理处/部门按照《质量记录表格一览表》的保存期限对已归档的质量记录进行报废处理，报废前应填写《质量记录报废申请单》并经管理处/部门负责人批准后报废处理。如超过保存期限，但有保存价值后期需备查记录，可加盖"作废保留"章继续保留。
5.3 文档资料编码规则
5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一般以一、二级目录为文档标题。
5.3.2日常管理文档编号方法为："部门汉语拼音简称 **"，如：城市花园为"ch01、ch02······"。
5.4重要资料管理
5.4.1工程资料
5.4.1.1工程档案包括：
a.由发展商提供的规划、竣工
e.其它必要资料
5.4.1.2由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各管理处应指定专业技术人员核对、接收，并列出清单交与文件管理员统一保管。
5.4.1.3如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。
5.4.1.4各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保养时查阅。
5.4.2顾客资料
5.4.2.1顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。
5.4.2.2管理处控制中心应有业主/租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电话、车辆情况及其他各类个性化情况，并根据情况定期更新资料内容。
5.4.2.3顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责任，未经顾客或经理允许不得对任何人透露。除文件管理员和管理处负责人外，其他人员查阅、借阅顾客资料必须在《借阅登记表》上登记，并经管理处/部门负责人批准。作废顾客资料应仔细粉碎或销毁。
5.4.2.4如政府部门、司法机关因公需查询，在对方出示单位介绍信和工作证并经核对无误后方可提供其查询，并登记查阅时间、单位、姓名、有效证件等内容，与被查资料一并保存。
5.4.3物业资料
5.4.3.1物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资料、住宅区基本情况及配套设施资料等。
5.4.3.2各管理处负责在房屋交付后三个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员。
5.4.4标准政策法规管理
办公室各职能部门各使用部门
5.5电子文档管理
5.5.1有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子文档。
5.5.2管理处电子文档应统一管理，按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹中一、二级目录必须与示范目录相符，三级及以下目录管理处可根据需要自行调整。 5.5.3电子文档的备份及安全管理参照《电脑及网络系统管理规定》相关条款操作，管理软件内容须每月备份，每年初须对上年度重要电子文档以光盘保存，并在《文件资料存储清单》上登记。
5.5.4重要、机密的电子文档须设置密码后报管理处/部门经理备案。当事人如有离(调)职需完善交接手续。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《电脑及网络系统管理规定》
7.质量记录表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件资料存储清单》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1 《标准、政策法规一览表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《质量记录表格一览表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《质量记录报废申请表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f4 《工程图纸清单》
篇2：公司文档资料管理规定
公司文档资料的管理规定
1、公司的文档是公司的软性资产，对文档的管理，要做到处理及时，卷宗规范，确保安全;
2、公司各部门负责管理与该部门有关的文件，如：销售部门负责营销档案、客房往来资料、设计师、装饰公司档案(含协议)、市场讯息档案等;财务部负责各类财务单据、销售合同及其他档案(如执行价格、发放薪资依据文件);渠道部负责分销商的档案、分销政策性文件等;办公室负责行政、人事、综合类档案;
3、公司文件由办公室起草，发文程序为：拟稿、自审、报经理或副总经理审核签发、打印、发文、催办、立卷归档;
4、对内发文应有统一的结构与编号，要求文字精准、条理清晰、层次分明、结构紧密;
5、公司的收文程序为：收文、报送(分发)、催办、立卷、归档;
6、公司收文由办公室负责，依据事件大小、紧急程序进行归类，报送经理阅示或发放各部门处理，重要文件转办公室存档;
7、文档按照机密程度，分为“秘密”、“机密”、“决密”三个档次，撰稿人应依据机密程度确定报送范围，秘密文件的报(发)送由专人进行，确保发送未超出报送范围;
8、机密文件应确保其安全性，文档管理人员及所有接触文档的人员对其负有保密的义务，造成资料外泄的，公司将依据事件影响追究当事人的责任;
9、禁止员工查阅、借阅与本职工作、自身权益无关的文档，特殊情况经公司经理、副总经理批准后方得查阅，借阅文档必须及时归还;
10、办公室、公司各部门应将文档分类立卷归宗，方便调阅;
11、文档的销毁要列出销毁清单，报请公司副总经理、经理批准后方可销毁;
12、移交档案应按规定办理交接手续，确保档案资料的完整。
篇3：x公司文档资料统一管理制度
某公司文档资料统一管理的制度
一、档案资料的管理规定
1.为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。
2.由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。
3.各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。
4.所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。
5.图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。
二、文档资料的主要范围
1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；
2、公司的各种规划、计划、总结等资料；
3、各部门例会和重要会议的会议纪要；
4、员工个人档案（员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件）以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；
5、员工提案、述职报告等文字材料。
三、文档资料的调用原则及规定
1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。
2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。
3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。
4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。