物业档案立卷及归档管理
1.0目的
保证物业档案管理的科学化和规范化。
2.0适用范围
适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理。
3.0职责
客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进行质量控制。
4.0过程和方法
4.1档案管理的分类
4.1.1家属区档案。的(代号0.1)
4.1.2教学区档案。(代号0.2)
4.1.3学生社区档案。(代号0.3).
4.1.4物管中心档案。(代号0.4)
4.1.5总公司档案。(代号0.5)
4.1.6学校文件资料档案。(代号0.6)
4.1.7物管中心内部档案。(代号0.7)
4.1.8客户服务部档案。(代号0.8
4.1.9外来文件档案。(代号0.9)
4.1.10合同协议。(代号1)
4.1.11各个分档案下设二级科目。
4.2档案的收集
4.2.1国家有关的文件资料。
4.2.2行业有关的文件资料。
4.2.3学校有关的文件资料。
4.2.4总公司有关的文件资料。
4.2.5物管中心有关文件资料。
4.2.6物管中心下属各个部门有关文件资料。
4.2.7客户服务部文件资料。
4.2.8各部门设档案资料信息报送员。
4.2.9客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资料。
4.2.10各部门办理完毕的文件是档案收集的主要来源。
4.2.11档案管理人员对资料齐全的档案应及时归档，做到时间准确、类别清楚、存放有序、查找方便。
4.2.12重要的文件资料向学校档案室报送。
4.3档案的存档
4.3.1存档时，应当按档案的分类编号，将档案放置在相应的位置。做好档案索引，以便于查找。
4.3.2档案目录格式分为档案的卷内目录格式见《卷内目录》及档案案卷目录格式见《案卷目录》。
4.3.3案卷的厚度一般1.5cm-5cm，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，字迹要端正。
4.4档案的整理
4.4.1归档文件的整理，按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。
4.4.2档案文件的整理，以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等，一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。
4.5档案的保管
4.5.1档案管理人员了解和掌握档案管理的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。
4.5.2档案的保管应加强重点，照顾一般;立足长远，保证当前。
4.5.3档案保管的期限
⑴物管中心及各部门工作记录为二年。
⑵物管中心文件资料为八年。
⑶后勤总公司文件资料为十五年。
⑷学校的文件资料和合同协议为长期。
4.6档案借阅
4.6.1物业档案供客户服务部经理、物管中心主任内部查阅;物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者，应由查阅人填写《查阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，在《查阅档案登记薄》签名后，方可查阅档案，查阅资料不得带出档案室。
4.6.2对需要借出档案的，应填写《借阅档案申请表》，经客户服务部经理、物管中心主任同意，借阅人在《借阅档案登记薄》签名后，方可借阅档案。档案借出前档案管理人员应清点借出档案的页数，并在《借阅档案登记薄》注明档案页数。档案借出后借阅人应在规定的期限内返还，档案管理人员对归还档案应认真清点档案页数，对于页数与借出前不符的，要求借出人写出书面原因，经客户服务部经理、物管中心主任批准后再次归档。档案借出又归还的，档案管理人对借出档案材料的齐全性负责。
4.6.3查阅、借阅档案人员应保持档案单独原始状态，档案不得换页、抽页、插页，不得涂改污损。
4.6.4查阅电子档案可根据上述程序进行查询，查询结果仅供工作使用，对查询结果不得未经许可就提供给其他组织和个人，更不得将查询内容私自打印，或以电子文本形式保存。
4.6.5物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅、借阅，因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理。
4.6.6档案损坏或遗失的处理
档案管理人员、借阅档案人员将档案损坏或遗失的应尽快采取补救措施，责任人应写出书面说明材料，客户服务部经理签字确认，报物管中心主任审批，在物管中心通报批评，并备案。对连续二次以上发生损坏或遗失行为应启动纠正措施程序。
4.7档案的销毁
4.7.1对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经客户服务部经理鉴定，报物管中心主任批准后，按规定销毁。
4.7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
4.7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字
4.8档案移交
档案管理人员因工作原因调离本岗位的，须将所管理档案的数量状况想接管人员清点交接清楚，办好移交手续。
4.9监督检查
客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管、使用情况检查，如发现档案资料丢失、损坏等问题应及时汇报，有条件的应立即采取补救措施，对相关责任人要追究相关责任。
5.0支持性文件
《中华人民共和国档案法》
《客户服务部工作职责》
《客户服务部信息沟通处理细则》
6.0记录
《查阅档案申请表》
《查阅档案登记薄》
《借阅档案申请表》
《借阅档案登记薄》
《档案分类、归档范围、保管期限表》
《卷内文件目录》
《案卷目录》
《档案销毁记录表》
篇2：公司邮电文书档案立卷归档制度
> 邮电文书档案立卷归档制度(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖ht〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的凯发线上手机app免费下载的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。
(五)立卷(案卷质量要求)〖ht〗
第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一
文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨www.pmceo.com年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第叁拾叁条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条 本制度自印发之日起实施。
篇3：公司文书档案立卷归档制度范例
> 公司文书档案立卷归档制度第一章总则
第一条为加强本公司文书立卷工作，特制订本制度。
第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时交专(兼)职文书人员归档。有关人员工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二章文件材料的收集管理
第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
(1)公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，经档案室签字认可后，财务部门才给予报销旅费。
(2)本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、音像档案等向档案室办理归档手续，经档案室签字认可后，财务部门才给予报销会议费用。
第七条各部门专(兼)职文书的职责。
(1)了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
(2)认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的3月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
(3)经办业务有关人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
第三章归档范围
第八条重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条本公司反映主要职能活动的报告总结。
第十三条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条信访工作材料。
第十五条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第十六条本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
第四章平时归卷
第十九条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条各部门应根据本部门的凯发线上手机app免费下载的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第二十一条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。
第二十二条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。
第五章立卷案卷质量要求
第二十三条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
第二十四条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第二十五条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第二十六条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、底稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷;绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
第二十七条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一
年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第二十八条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;底稿在前，定稿在后;其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第二十九条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。
第三十条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第三十一条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
第三十二条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第三十三条案卷装订。装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第三十四条案卷各部分的排列格式。软卷封面(含卷内文件目录)-文件-封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
第三十五条本制度自印发之日起实施。